Gelen her ön kayıt talebi kaydedilir, görüşme aşaması izlenir ve kayıt kesinleştiğinde öğrenci dosyasına dönüşür. Kayıt dönemi bir defter meselesi olmaktan çıkar.
Bir kreşin yıllık cirosunun tamamı, birkaç haftaya sıkışan bir kayıt döneminde belirlenir. Bu dönemde gelen her telefon, her ziyaret ve her form bir gelir ihtimalidir; kaçırılan her talep ise yıl boyunca telafi edilemez.
Buna rağmen çoğu kurumda ön kayıt takibi bir deftere, bazen de kimin aldığına göre değişen notlara dayanır. "Geçen hafta bir hanım gelmişti, düşüneceğim demişti" cümlesi kayıt döneminin en pahalı cümlesidir — çünkü o veliye bir daha dönülmez.
Ön kayıt yönetimi, gelen talebi kaydın oluştuğu anda sisteme alır ve aşamasını izler: görüşüldü mü, kurum gezildi mi, karar bekleniyor mu. Takip kişilerin hafızasından çıkıp sürecin kendisine geçer.
Aday öğrenci ve veli bilgileri, talep edilen yaş grubu ve program tipiyle birlikte kaydedilir.
Hangi adayla ne zaman görüşüldüğü ve sonucun ne olduğu kayıt altına alınır.
Kurum gezme randevuları planlanır; kimin ne zaman geleceği takvimde görünür.
Karar veren aday tek adımda öğrenci dosyasına dönüşür; bilgiler yeniden girilmez.
Kayıt için gereken belgelerin hangisinin tamamlandığı öğrenci dosyasında izlenir.
Kaç ön kayıt alındı, kaçı kesin kayda dönüştü — dönem sonunda dönüşüm oranı görünür.
Kayıt dönemi bittiğinde çoğu kurumun bildiği tek sayı, kaç öğrenci kaydolduğudur. Oysa asıl öğretici sayı ikinci sıradadır: kaç ön kayıt alındı ve bunun ne kadarı kesin kayda dönüştü?
Bu oran düşükse sorun tanıtımda değil, görüşme sürecindedir — yeterince hızlı dönülmemiş, kurum gezdirilememiş ya da takip yapılmamıştır. Oran yüksek ama toplam ön kayıt sayısı azsa sorun tam tersidir: süreç iyi işliyor ama yeterince talep gelmiyordur. İki durumun çözümü tamamen farklıdır ve hangi durumda olduğunuzu ancak kayıt tutarak bilebilirsiniz.
Zamanlama notu: Ön kayıt takibini kayıt dönemi başladıktan sonra kurmak zordur. En uygun zaman dönem öncesidir; sistem hazır olduğunda gelen ilk talep zaten doğru yere düşer.
30 gün ücretsiz deneyin. Kurulum ücreti yok, taahhüt yok, kredi kartı gerekmez.
Ücretsiz Başla